Telewerk inclusief organiseren

Handleiding

De tool ‘Telewerk Inclusief Organiseren’ helpt organisaties en teams om een beleid voor telewerk vorm te geven. Deze biedt leidinggevenden en HR-medewerkers een leidraad om de zichtbare én onzichtbare drempels bloot te leggen die hun medewerkers ervaren rond telewerk, zodat zij hier een antwoord op kunnen bieden.

De tool is ontwikkeld voor organisaties die een telewerkbeleid willen implementeren die hun medewerkers versterkt.

Telewerk is niet meer weg te denken. Toch blijkt uit onderzoek dat specifieke profielen vaker obstakels ervaren: zo speelt onder andere gender, leeftijd, etniciteit en de gezinssituatie een rol. Om er voor te zorgen dat deze profielen ook gebruik kunnen maken van de voordelen dat telewerk hen kan bieden op de arbeidsmarkt, is er nood aan een inclusief telewerkbeleid dat rekening houdt met de kenmerken van iedere medewerker. Een inclusief beleid dat vertrekt vanuit de diversiteit van het team en rekening houdt met de vaardigheden en barrières van de medewerkers. Deze tool biedt een houvast voor organisaties die hier op wensen in te zetten.

Wat komt er aan bod

Een beleid uitschrijven doe je niet in één keer maar is een continu proces. Deze tool omschrijft vier stappen om tot een inclusief telewerkbeleid te komen: 

  • Een voorbereiding waarin een verantwoordelijke wordt aangeduid, en deze de workshop op poten zet. 
  • Een workshop van max. 2:30 uur waarbinnen het team een afsprakenkader rond telewerken formuleert. 
  • De nazorg waarbij de verantwoordelijke het afsprakenkader toetst aan de mogelijkheden van de organisatie om tot een gedragen beleid te komen. 
  • Een continue evaluatie van het telewerkbeleid in het licht van organisationele veranderingen. 

In de tool wordt het volledige proces beschreven, om aan te tonen dat het uitwerken van een beleid tijd vraagt. Wel ligt de focus van deze tool in de eerste plaats op het gesprek openen, de eerste stappen zetten richting zo’n inclusief beleid. Daarom is ook vooral de tweede stap, de workshop, het meest uitgewerkt en centraal gesteld in deze tool.

Zo gebruik je de tool

  • De tool begeleidt een proces in vier stappen om tot een inclusief telewerkbeleid te komen. Uiteraard is dit slechts een werkinstrument en kunnen de stappen worden ingevuld, aangepast en uitgebreid op basis van de specifieke noden van het bedrijf of de organisatie in kwestie. 

Bijvoorbeeld: de eerste stap is een voorbereidende fase waarbij de verantwoordelijke het proces start en de workshop wordt voorbereid. Uiteraard kan je ervoor kiezen deze voorbereidende fase uit te breiden door bijvoorbeeld de deelnemers van de workshop kennis te laten maken met andere aspecten van telewerk. 

  • Je kan de tool gebruiken om aan de slag te gaan binnen je eigen bedrijf of organisatie. Hiernaast staat deze tool ook vrij ter beschikking voor vormingsorganisaties die hier mee aan de slag willen om een vormingsreeks of procesbegeleiding voor derden uit te voeren.

Dit heb je nodig

  • De handleiding die de organisatie stapsgewijs bij de hand neemt om tot een inclusief telewerk beleid te komen. Deze is opgebouwd uit vier stappen.
  • De begeleidende PowerPoint die de gespreksleider tijdens de workshop een houvast biedt.
  • Het materiaal dat de deelnemers tijdens de workshop nodig hebben: 
    • De template 'Puzzel je team' (Op A4, een kopie voor elke deelnemer)
    • De template 'Puzzel je team' (Op A3, in enkelvoud)
    • De 12 persona-kaarten
    • De template 'Afspraken'
  • De template ‘het telewerkbeleid’ waar het finale afsprakenkader kan in worden neergeschreven

Je vindt al deze documenten terug in de fysieke toolbox die je kan bestellen via de webshop of je kan ze ook hieronder gratis downloaden.

Telewerk inclusief organiseren

Deze tool is tot stand gekomen dankzij middelen van het Europees Sociaal Fonds (ESF) 2014-2020.

Een initiatief van: Ella vzw , Odisee

Licentie: Naamsvermelding, NietCommercieel, GelijkDelen

Gelanceerd in december 2022