Naar wat ben je op zoek?

Kan AI administratief werk volledig overnemen?

Dit artikel is deel van Artificiële intelligentie

Een verslag uitschrijven na een gesprek of informatie verzamelen voor een rapport: administratie neemt heel wat tijd in beslag. Tijd die je misschien liever ergens anders aan besteedt. AI kan een deel van dat werk verlichten. Maar dat betekent niet dat elke AI-tool daar automatisch geschikt voor is of effectief helpend is. Waarop let je best? 

Op deze pagina:

Voor welke taken kan je AI gebruiken? 

AI kan verschillende administratieve taken ondersteunen. Zo kunnen sommige AI-tools een gesprek omzetten in een uitgeschreven en gestructureerd verslag. Dat kan de verslaggeving tijdens of na professionele contacten een stuk eenvoudiger maken. 

AI kan ook helpen om informatie uit bestaande administratieve gegevens samen te brengen en te analyseren. Zo kan je die gegevens bijvoorbeeld gebruiken voor dashboards of kwaliteitsopvolging, zonder dat medewerkers alles opnieuw moeten registreren.

Maakt AI je werk echt efficiënter? 

AI lijkt dus een slimme manier om tijd te besparen. Maar hoeveel tijdwinst deze tools je werkelijk opleveren, is moeilijk te zeggen. Cijfers lopen sterk uiteen en zijn niet altijd onafhankelijk te controleren. Veel hangt ook af van hoe je de technologie inzet. Een tool die niet goed aansluit bij je werkprocessen kan je net extra werk opleveren. 

Begin dus niet bij welke AI-tool je wil gebruiken, maar vraag je eerst af welk probleem je wil oplossen. Kijk vervolgens welke technologie daarbij kan helpen en hoe je die goed in je organisatie kan inpassen. 

Hoe kies je een geschikte AI-tool?

Een lijstje met aanbevolen tools is snel achterhaald. Nieuwe toepassingen verschijnen voortdurend en bestaande tools veranderen snel. Belangrijk is wel dat de Europese GDPR-wetgeving en AI Act een aantal beperkingen opleggen. 

Let daarom zeker op het volgende: 

  • Hoe gaat de tool om met persoonsgegevens? Controleer welke gegevens worden verwerkt, waar ze worden opgeslagen en of dat volgens de GDPR-regels gebeurt.
  • Waarvoor wil je de tool gebruiken? De AI Act maakt een onderscheid op basis van risico. Voor toepassingen die een grote impact kunnen hebben op mensen, gelden strengere regels. AI gebruiken voor de selectie van sollicitanten wordt bijvoorbeeld als hoog risico beschouwd.   
  • Is de toepassing überhaupt toegestaan? Sommige vormen van AI zijn verboden. Zo mag AI in principe niet worden gebruikt om emoties van werknemers te monitoren, behalve voor bepaalde medische of veiligheidsdoeleinden. 

De juiste tool kiezen begint dus bij wat je ermee wil doen en welke gegevens je daarvoor nodig hebt.

Menselijke controle blijft nodig 

Weet dat geen enkele AI-tool vandaag al perfect is. Er zijn een aantal aandachtspunten bij het gebruik van generatieve AI die op elke tool van toepassing zijn. Zo kan AI fouten maken of bevooroordeelde resultaten geven. 

Blijf daarom kritisch en controleer de output altijd, zeker wanneer die invloed heeft op belangrijke processen of beslissingen. Idealiter is er altijd een mens die de eindverantwoordelijkheid draagt. Stel jezelf ook de vraag of je een AI-tool echt nodig hebt. Tijd besparen kan een goede reden zijn om AI in te zetten, maar niet elk proces hoeft sneller of geautomatiseerd te worden. 

Sommige AI-tools zijn een beetje WEIRD

Veel AI-modellen zijn vooral getraind op data vanuit een westerse, hoogopgeleide, geïndustrialiseerde, rijke en democratische context. In het Engels vormen die woorden samen het acroniem WEIRD. Daardoor kunnen bepaalde perspectieven sterker vertegenwoordigd zijn dan andere en kan de output soms een vertekend beeld geven. 

Dit artikel vertrekt vanuit inzichten uit het TETRA-project AI-CARES van Arteveldehogeschool, Thomas More-hogeschool en de Universiteit van Gent, waarin conversationele AI in welzijn en geestelijke gezondheidszorg wordt onderzocht. Auteurs: Tom Van Daele (Thomas More-hogeschool), Tim Vanhove (Arteveldehogeschool), Sylvie Bernaerts (Thomas More-hogeschool), en Tom Seymoens (Arteveldehogeschool).

Gepubliceerd op 25 september 2026