Naar wat ben je op zoek?

Digitale vaardigheden versterken: aan de slag met persona’s

Dit artikel is deel van Digitale inclusie en Mediawijsheid

Als je een beleid wil uitwerken om de digitale vaardigheden in je organisatie te versterken, zijn persona’s een handig hulpmiddel. Ze helpen je in te schatten welke groepen medewerkers welke ondersteuning nodig hebben, en zorgen dat je niemand over het hoofd ziet. Lees hier hoe je een persona opstelt en laat je inspireren door enkele voorbeelden.

Wat is een persona?

Een persona is een denkbeeldige vertegenwoordiger van een groep medewerkers, gebaseerd op de realiteit in je organisatie. Zo’n profiel bundelt informatie over motivaties, pijnpunten, werkcontext en noden, vaak aangevuld met demografische kenmerken of een kort achtergrondverhaal om het geheel herkenbaar te maken.

Persona’s geven je inzicht in de factoren waarmee je rekening moet houden bij het uitwerken van je beleid. Ze helpen je specifieke werkomstandigheden mee te nemen en sneller beslissingen te nemen over de volgende stappen. Je kijkt daarbij niet naar individuele verschillen, maar naar groepen medewerkers met gelijkaardige noden.

Persona’s en digitale vaardigheden

Ook toegespitst op digitale vaardigheden zijn persona’s een grote meerwaarde. Ze helpen je verder te kijken dan je eigen werkcontext en vaardigheden. Bij elke beslissing kan je aftoetsen wat de impact is op elke persona.

Zo hou je rekening met de diversiteit aan werkomstandigheden en individuele noden, en kom je tot een beleid waar alle medewerkers baat bij hebben.

Hou rekening met deze criteria als je persona’s opstelt:

  • Werken mensen altijd in dezelfde vertrouwde omgeving of op meerdere plaatsen? Is thuiswerk toegelaten?
  • Hebben medewerkers contact met veel verschillende collega’s of werken ze steeds binnen hetzelfde kleine team?
  • Kunnen ze bij vragen vlot de hulp inroepen van collega’s of een (interne of externe) IT-servicedesk?
  • Heeft iedereen invloed op de eigen taakplanning? Zijn er momenten waarop medewerkers even weg kunnen van de werkplek om digihulp te krijgen of een opleiding te volgen?
  • Welke digitale taken moeten medewerkers zelf kunnen uitvoeren?
  • Welke (job- en organisatiespecifieke) tools gebruiken medewerkers?
  • Hoe vaak worden die tools gebruikt?
  • Hebben medewerkers bepaalde toestellen nodig voor hun job?
  • Voelen medewerkers zich in staat om hun digitale taken uit te voeren?
  • Kunnen ze overweg met veranderingen in digitale taken (nieuwe tools, aanpassingen aan bestaande tools …)?
  • Willen mensen bijleren op digitaal vlak? Of is er weerstand?
  • ​​​​​​Zijn er kortgeschoolden in je organisatie?
  • Zijn er medewerkers die ouder zijn dan 55 jaar?

Voorbeelden van persona’s

Hieronder vind je enkele voorbeelden van persona’s ter inspiratie. Ze zullen waarschijnlijk niet volledig aansluiten bij de werkcontext in jouw organisatie. Gebruik ze als inspiratie om zelf persona’s uit te werken die de verschillen in werkomstandigheden en digitale noden binnen jouw organisatie goed weerspiegelen.

  • Gebruikt dagelijks Office-toepassingen en grafische tools op de eigen werkcomputer. Gebruikt werktools ook op haar smartphone (Teams, tijdsregistratie, vakantie aanvragen, Outlook …).
  • Heeft een vaste werkplek, op een landschapsbureau met collega’s uit andere diensten. Plant zelf haar taken in en bepaalt grotendeels zelf haar agenda.
  • Kan vlot overweg met nieuwe tools, vindt zelf wat ze nodig heeft.

  • Leest dagelijks zijn e-mails en gebruikt een tool om afspraken te maken, bezoekers te registreren, broodjes te bestellen op zijn computer aan de balie. Gebruikt de tool voor tijdsregistratie op zijn smartphone. Onlangs heeft zijn leidinggevende hiervoor een MFA-app geïnstalleerd, een verplichte maatregel vanuit security.
  • Heeft een vaste werkplek aan de balie, dagelijks van 8.30 uur tot 16 uur, middagpauze van 12 uur tot 13 uur. Peter moet tijdens deze uren op zijn werkplek blijven.
  • Kan overweg met de tools die hij dagelijks gebruikt. Vindt nieuwe zaken leren lastig. Heeft moeite met de MFA-verplichting en wil niet elke 3 maanden zijn wachtwoord veranderen.
  • Gebruikt dagelijks een tablet om te registreren welke zorg ze aan de bewoners gaf en om haar taken af te vinken. Leest nooit haar werkmail.
  • Is meestal op ronde bij de bewoners. Kan aan haar leidinggevende vragen om tijd vrij te maken.
  • Is vergroeid met haar smartphone, is heel actief op TikTok en Instagram. Stuurt op vrije momenten WhatsApp-berichten naar haar vrienden en partner, en checkt haar socials. Digitale administratie (bankzaken, belastingsaangifte, mutualiteit) doet ze niet graag en laat ze over aan haar partner.
  • Gebruikt geen digitale tools voor het werk. De tablet met tijdsregistratie en werkorders laat hij door zijn collega bedienen. Vakantie aanvragen doet zijn leidinggevende in zijn plaats.
  • Werkt op verschillende locaties buiten, meestal met 2 of 3 collega’s. Heeft beperkte invloed op zijn taakplanning en kan alleen tijdens pauzes of na werktijd digihulp krijgen.
  • Is wantrouwig tegenover de digitalisering, en is niet happig om bij te leren op digitaal vlak. Gebruikt ook privé amper digitale tools. Heeft een smartphone, maar gebruikt die enkel om te videobellen en berichten te sturen met WhatsApp.
  • Gebruikt digitale tools sporadisch, voornamelijk voor tijdsregistratie en communicatie met leidinggevenden via een bedrijfsapp op haar smartphone.
  • Werkt op een vaste locatie in de schoonmaak, in ploegendiensten. Heeft geen invloed op haar taakplanning en kan alleen tijdens pauzes of na de werkuren digihulp krijgen.
  • Voelt zich redelijk bekwaam in het gebruik van de digitale tools die ze kent. Kan omgaan met kleine aanpassingen in digitale taken, maar grote veranderingen zijn moeilijk. Staat ervoor open om bij te leren, maar heeft soms weerstand tegen nieuwe technologieën.
  • Gebruikt dagelijks een gedeelde computer voor administratieve taken, zoals het bijhouden van kinderdossiers en communicatie met ouders. Dit doet ze tijdens de middagdutjes van de kinderen. Ze heeft dan maximum een uur voor alle taken die niet rechtstreeks met de zorg te maken hebben: werkgerelateerde administratie, planningen afstemmen met collega’s, vakantie aanvragen …
  • Werkt op een vaste locatie in een kinderdagverblijf. Er is een chronisch personeelstekort waardoor er heel weinig ruimte is voor taken die niet rechtstreeks met de zorg te maken hebben.
  • Vindt digitale zaken ballast, waardoor ze minder tijd in de kinderen kan investeren. Voelt zich wel redelijk bekwaam in het gebruik van de digitale tools die ze kent. Heeft moeite met grote veranderingen in digitale taken en nieuwe tools. Is bereid om bij te leren, maar door de personeelskrapte is er weinig tijd.
  • Gebruikt dagelijks zijn werkcomputer voor e-mails, verslagen in Word en de boekhoudkundige toepassing. Begrijpt niet hoe Teams, Onedrive en Sharepoint werken. Bewaart bestanden op zijn computer en verstuurt die als bijlage naar wie ze nodig heeft.
  • Heeft een eigen bureau op een vaste locatie. Er werken 12 andere collega’s op dezelfde locatie. Buiten de vaste vergadermomenten kan hij zijn agenda zelf bepalen.
  • Kan goed overweg met de toepassingen die hij dagelijks gebruikt. Als hij zijn wachtwoord moet veranderen of er wijzigt iets aan een tool, loopt hij vast en roept hij de hulp in van zijn collega van administratie. Heeft veel weerstand tegenover nieuwe toepassingen of regels (zoals werken in de cloud) en beïnvloedt collega’s met zijn negatieve houding.
Gepubliceerd op 26 november 2025