Werken aan digitale wendbaarheid: de totaalaanpak van North Sea Port

Hoe werd het voor jullie duidelijk dat digitale vaardigheden extra aandacht verdienden binnen North Sea Port?

Sara: “In onze organisatie zetten we al geruime tijd stappen in digitalisering. Vanuit verschillende afdelingen kwamen vragen over digitale basisvaardigheden naar IT. HR merkte hoe snel nieuwe tools en processen elkaar opvolgden. De centrale vraag werd al snel: hoe houden we onze medewerkers digitaal wendbaar én weerbaar in deze evolutie?

Digitalisering brengt namelijk kansen en risico’s met zich mee, en we willen dat elke collega daar bewust en zelfzeker mee omgaat. Vanuit die inzichten besloten we een project op te zetten dat onze medewerkers versterkt in hun digitale vaardigheden.”

Hoe zijn jullie concreet begonnen aan dat project?

Sara: “Eerst hebben we ons binnen het management een aantal kernvragen gesteld. Wat willen we precies aanpakken? Wat verwachten we eigenlijk van medewerkers op het vlak van digitale geletterdheid? Hoe spreken we die verwachting uit en verankeren we die in onze werking? En wie moet daarbij betrokken zijn?

Daarna moesten we bepalen waar onze lat ligt. Zoals in veel bedrijven hadden we impliciet al best hoge verwachtingen van medewerkers: vlot met mail en Teams kunnen werken, digitaal verlof aanvragen, informatie veilig verwerken … We hebben die verwachtingen expliciet gemaakt, en zijn dan via een screening nagegaan welke digitale vaardigheden werknemers vandaag al hebben. Daaruit bleek dat er ruwweg vier profielen zijn in onze organisatie: newbies, ontdekkers, vaardigen en kenners. 

Zo kwamen we ook tot drie aandachtspunten als basis voor het project:

1. digitale basisvaardigheden versterken
2. MS Office-vaardigheden verbeteren
3. inzetten op informatieveiligheid en cybersecurity

En niet onbelangrijk: iedereen doet mee, ook het management en onze bestuursleden. Want ook leidinggevenden kunnen ondersteuning nodig hebben om digitaal sterker te staan.”

Een positieve mindset creëren was voor jullie heel belangrijk. Waarom?

Sara: “Competenties meten bij werknemers kan spannend zijn en soms weerstand oproepen. Daarom was het voor ons cruciaal om een positief verhaal uit te dragen. De screening was niet bedoeld om mensen te beoordelen of negatieve gevolgen aan het resultaat te koppelen. We wilden niet vertrekken vanuit beperkingen, maar vanuit onze bedrijfscultuur: onze medewerkers staan centraal, en we willen hen alle kansen geven om te groeien en mee te zijn.

Onze bestuurder Sofie Monteyne voegde daar nog een belangrijke laag aan toe: North Sea Port ondertekende het Digital Inclusion Charter van DigitAll, als duidelijk engagement om te werken aan digitale inclusie. Want door onze medewerkers intern te versterken, creëren we ook een maatschappelijke meerwaarde.”

Wat hebben jullie gedaan om die positieve mindset aan te wakkeren?

Sara: “We wilden onze collega’s vooral laten voelen wat er vandaag al op ons afkomt. Digitalisering klinkt soms alsof het iets voor ‘later’ is, maar de realiteit is dat de toekomst ons elke dag inhaalt. Daarom hebben we bewust ingezet op nieuwsgierigheid en beleving.

Samen met verschillende externe partners organiseerden we een digitale maand met 72 activiteiten rond 20 thema’s. Voor we eraan begonnen, vroegen we intern: ‘Wat zou jij graag eens uitproberen of bijleren?’ Dat leverde een heel gevarieerd aanbod op: van kades bouwen in virtual reality en vliegen met drones tot een escaperoom rond cybersecurity. Het belangrijkste was dat iedereen op een toffe, interactieve manier kon kennismaken met de digitale toekomst van onze haven.

Na afloop vroegen we hoe medewerkers die maand hadden ervaren. De tevredenheidsscore? 85%. Opvallend: de best scorende activiteit was geen spectaculaire dronevlucht of VR-demo, maar wel de ‘digidokter’. Daaraan konden collega’s heel laagdrempelig digitale vragen stellen, persoonlijk en professioneel.”

Jullie zagen drie luiken om aan te werken. Hoe hebben jullie collega’s opgeleid binnen het luik ‘digitale basisvaardigheden’?

Sara: “Voor het luik digitale basisvaardigheden zijn we een traject gestart met Ligo, omdat zij veel expertise hebben rond digitale laaggeletterdheid. Uit die samenwerking bleek dat we eigenlijk geen medewerkers hebben die écht digitaal ongeletterd zijn. Onze newbies missen wel bepaalde basisvaardigheden, maar vooral in wat wij als bedrijf verwachten dat ze moeten kunnen. Het gaat om een kleine groep. Zij volgen via Ligo een specifiek opleidingstraject, waarbij ze op een rustig tempo hun digitale basisvaardigheden kunnen versterken.

Dankzij Ligo zagen we ook in waarom sommige collega’s digitaal niet goed mee zijn. Binnen de groep ‘ontdekkers’ zien we bijvoorbeeld collega’s met potentieel die toch weerstand voelen. Bij hen zijn we gaan kijken wat daarachter zit: onzekerheid, het voordeel niet zien, of toch een gebrek aan kennis? Ook zij volgen fysieke opleidingen, met veel ruimte voor herhaling en genoeg tijd. Verschillende ontdekkers stromen later door naar de online leervorm. Onze digitaal vaardigen en kenners leren volledig via ons online platform. Zij doen de test, behalen hun certificaat en kunnen daarna vlot hun plan trekken in onze systemen.”

Wat met het luik ‘MS Office-tools’?

Sara: “Voor dit luik hebben we de newbies vrijgesteld. Hun focus ligt eerst op het versterken van hun basisvaardigheden. Van onze ontdekkers, vaardigen en kenners verwachten we wél dat ze dit luik doorlopen en succesvol afronden.

Collega’s die het certificaat niet online haalden, nodigden we uit voor een fysieke training. Die werd unaniem positief beoordeeld. Dat is opvallend, want in die groep zitten heel wat medewerkers die in eerste instantie weerstand voelden. Toch lukte het om ook bij hen een positieve mindset te creëren, waardoor velen nadien zelfstandig verder konden op het online platform.

Sommige medewerkers kiezen heel bewust voor een fysieke sessie, op basis van hun:

• leervoorkeur: ‘Ik volg liever een fysieke dan een online training’
• attitude: ‘Ik weiger de test van dit onderdeel online te doen’
• gebrek aan zelfvertrouwen: ‘Ik heb een persoonlijke lesgever nodig om mij te ondersteunen’

Om die reden blijven we bewust fysieke trainingen organiseren, ook al verschuift het leertraject steeds meer naar online modules.” 

En welke initiatieven organiseren jullie tenslotte voor het luik over informatieveiligheid en cybersecurity?

Sara: “Jaarlijks moeten bedrijven hun medewerkers trainen in cybersecurity en die deelname registreren. Ook bij ons zijn deze trainingen verplicht voor alle collega’s. Dit jaar kozen we bewust voor een fysieke vorm. De inhoud werd opgesteld door onze Data Protection Officer en security officer. Een externe partner heeft geholpen om daar een interactieve sessie van te maken die echt aansluit bij de noden van onze medewerkers.

Die keuze voor fysieke lessen was geen toeval. Ze verlagen de drempel om vragen te stellen of problemen te melden. Bovendien krijgt onze Data Protection Officer zo een gezicht: hij stelt zich voor, hoort rechtstreeks welke vragen of bezorgdheden er leven en kan daar meteen op inspelen.

Daarnaast hebben we sinds kort ook een phishingsimulatietool. Die stuurt realistische, fictieve phishingmails naar medewerkers en koppelt daar korte microtrainingen aan. Zo groeit het bewustzijn én ontstaat er spontaan een gesprek over phishing en andere risico’s.

Door al die inspanningen zien we dat we volgend jaar kunnen overstappen naar een hybride aanpak. De training verhuist voor het grootste deel naar ons online platform, maar we behouden twee fysieke sessies: voor nieuwe medewerkers en voor collega’s die liever live vragen stellen.”

Veel bedrijven vragen zich af wat de return on investment is van zo’n project. Hebben jullie daar een idee van?

Sara: “​​Op die vraag kunnen we heel eenvoudig antwoorden: op elk niveau is er winst wanneer je inzet op mindset, leervermogen en digitale vaardigheden. Collega’s die digitaal moeilijk meekunnen, kosten een organisatie niet alleen veel tijd en geld, ze leunen ook sterk op anderen. Die moeten dan telkens problemen oplossen of dezelfde uitleg opnieuw geven. Dat weegt op efficiëntie, professionaliteit en op de samenwerking.

Hoe groter de kloof tussen wat medewerkers moeten kunnen en wat ze vandaag effectief kunnen, hoe intensiever het traject natuurlijk is. Bij onze newbies gaat het soms om zo’n 30 uur begeleiding; bij kenners gaat het om amper 4 uur voor de verplichte modules. Maar elke investering brengt iets op: meer zelfredzaamheid, minder frustratie en een vlottere dagelijkse werking.

Sommige elementen laten zich minder makkelijk in cijfers gieten, zoals het versterken van onze bedrijfscultuur of het creëren van een positieve leermindset. Maar ook die effecten zijn voelbaar: collega’s stappen sneller mee, stellen makkelijker vragen en durven nieuwe dingen uitproberen. En dat betaalt zich op termijn altijd terug.”

Jullie hebben ook digihelpers geïntroduceerd op de werkvloer. Vanwaar dat idee?

Sara: “We zetten sterk in op onze cultuur van ‘we doen het samen, we groeien samen’. Daarom vinden we het niet logisch dat digitale vragen enkel bij IT zouden terechtkomen. Samen met Mediawijs bekeken we hoe we digihelpers op de werkvloer kunnen inzetten als laagdrempelig aanspreekpunt. Het idee is simpel: medewerkers kunnen nog altijd terecht bij handleidingen en onze ‘hoe dan!?’-onepagers, maar ook bij een collega die hen rechtstreeks kan helpen. Dat peer-to-peer aspect en de durven-vragen-cultuur vinden we heel waardevol.

Bij de eerste wervingsronde merkten we dat er eigenlijk al wel een paar digihelpers in onze organisatie waren, gewoon nog niet onder die noemer. Met die groep zijn we dan ook de rol beginnen afbakenen: wat doet een digihelper wel, wat niet? Zo is het duidelijk dat ze enkel werkgerelateerde vragen opnemen en geen privéproblemen oplossen. Op die manier houden we de rol helder en haalbaar.”

Intussen zijn jullie digihelpers al enkele maanden aan de slag. Weten collega’s hen goed te vinden?

Sara: “In het begin merkten onze digihelpers dat er weinig vragen binnenkwamen. Dat is niet ongewoon: medewerkers moeten eerst weten wie je bent en waarvoor ze bij je terechtkunnen. Na een paar gerichte acties zagen we het aantal vragen duidelijk stijgen. Vooral de persoonlijke voorstelling van de digihelpers tijdens de fysieke opleidingen en de toelichting op de personeelsbijeenkomst (met concrete voorbeelden van welke vragen ze kunnen beantwoorden) maakten een groot verschil.

Het introduceren van de rol ‘digihelper’ vraagt tijd en consequente communicatie. Intussen merken we dat het begrip echt begint te leven op de werkvloer. Meer nog: onze digihelpers werden zelfs genomineerd voor een interne WaaW-award, een erkenning voor teams en projecten die onze waarden (respect, futureproof en community building) op een inspirerende manier waarmaken.

We blijven sterk inzetten op de digihelperwerking, maar kijken tegelijk hoe we kunnen evolueren naar een cultuur waarin iedereen een beetje digihelper is. Eén van onze servicedeskmedewerkers wordt het aanspreekpunt en ambassadeur van de werking. Hij volgt het traject verder op, maakt het zichtbaar en blijft het uitdragen in de organisatie.”

Jullie project is vandaag al vergevorderd. Wat brengt de toekomst?

Sara: “De toekomst is eigenlijk al begonnen. Wat een jaar geleden nog aanvoelde als toekomstmuziek, is vandaag gewoon realiteit. We zetten drones in binnen onze operationele werking, gebruiken AI om schade aan onze wegen te detecteren en focussen sterker dan ooit op cybersecurity en informatieveiligheid.

Het project zelf komt stilaan in een afrondingsfase. We brengen alle inzichten en stappen samen, en bekijken hoe we alles duurzaam kunnen inbedden in onze werking. Daarbij kijken we ook hoe andere havens dit aanpakken en wat voor ons relevant is.

In ons eindrapport beantwoorden we een aantal belangrijke toekomstvragen. Hoe brengen we de digitale vaardigheden van nieuwe medewerkers in kaart? Hoe houden we bestaande vaardigheden up-to-date via hybride leervormen? En hoe blijven we evoluties opvolgen en zorgen we dat iedereen mee blijft? Met die antwoorden willen we een duurzaam kader creëren dat elke medewerker toelaat om te blijven groeien.”